Was bedeutet Digitalisierung?
Im engen Sinn heißt Digitalisierung, analoge Inhalte in digitale Daten zu überführen: Papierakten werden gescannt, Formulare werden zu Eingabemasken. Im Unternehmenskontext ist meist mehr gemeint, nämlich die Neugestaltung von Prozessen mit digitalen Werkzeugen.
Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung wird nicht mehr ausgedruckt, abgezeichnet und abgeheftet, sondern digital erfasst, automatisch zugeordnet und elektronisch freigegeben. Der Ablauf ist schneller, nachvollziehbarer und von überall erreichbar.
Stufen der Digitalisierung
Viele Unternehmen durchlaufen drei Stufen. Zuerst werden Informationen digital verfügbar. Danach werden Prozesse über Software abgebildet, etwa im CRM oder ERP. In der dritten Stufe arbeiten Systeme zusammen und übernehmen Routinearbeit selbstständig.
Typische Hürden sind Insellösungen ohne Schnittstellen, Wissen, das nur in Köpfen oder Postfächern steckt, und Prozesse, die digital genauso umständlich sind wie vorher auf Papier.
Digitalisierung und KI
Künstliche Intelligenz setzt auf Digitalisierung auf, ersetzt sie aber nicht. Eine KI kann nur mit Informationen arbeiten, die digital vorliegen und erreichbar sind. Gleichzeitig senkt sie die Hürde: Sie kann unstrukturierte Inhalte wie E-Mails, Protokolle und Dokumente lesen, die klassische Software kaum nutzen konnte.
Eine Unternehmens-KI verbindet die vorhandenen Systeme, merkt sich Zusammenhänge zu Personen, Projekten und Entscheidungen und übernimmt wiederkehrende Aufgaben über spezialisierte KI-Agenten. Für viele Mittelständler ist das der Schritt von digitalisierten Einzelprozessen zu einem zusammenhängenden digitalen Arbeiten.