KI-Schulung für Mitarbeiter: Was Art. 4 des EU AI Act verlangt

Müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter in KI schulen?

Ja. Wer in seinem Unternehmen KI-Systeme einsetzt, muss nach Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Beschäftigten zu fördern. Das gilt seit dem 2. Februar 2025 und betrifft nicht nur Entwickler von KI, sondern ausdrücklich auch Unternehmen, die KI nur nutzen. Bereits der dienstliche Einsatz eines Chat-Assistenten kann genügen.

Die Pflicht ist bewusst offen formuliert. Sie schreibt kein Zertifikat und keine Stundenzahl vor. Erwartet wird, dass Sie passend zu Ihren Systemen und Ihren Mitarbeitenden schulen und das nachvollziehbar festhalten.

Was regelt Art. 4 des EU AI Act?

In der ursprünglichen Fassung verlangte Art. 4 der KI-Verordnung von Anbietern und Betreibern, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung, der Einsatzkontext und die betroffenen Personen zu berücksichtigen.

Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus zur KI, wurde Art. 4 im Sommer 2026 neu gefasst. Nach den uns vorliegenden Fassungen müssen Anbieter und Betreiber nun Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung von KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen müssen sie nicht mehr garantieren. Zugleich sollen Kommission und Mitgliedstaaten Unternehmen stärker mit Informationen und Angeboten unterstützen.

Für die Praxis ändert sich weniger, als die Neufassung vermuten lässt. Unternehmen bleiben verpflichtet, aktiv zu werden. Wer sorgfältig schult und dokumentiert, erfüllt die alte wie die neue Fassung. Betreiber von Hochrisiko-KI-Systemen müssen zusätzlich nach Art. 26 sicherstellen, dass die mit der menschlichen Aufsicht betrauten Personen über die nötige Kompetenz und Schulung verfügen.

Die EU-Kommission beantwortet häufige Fragen in ihren AI Literacy Questions and Answers. Einen Überblick über die Verordnung gibt unser Glossareintrag zum EU AI Act.

Wer ist von der KI-Kompetenz-Pflicht betroffen?

Betroffen sind zwei Gruppen von Unternehmen:

• Anbieter: Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder unter eigenem Namen in Verkehr bringen.
• Betreiber: Unternehmen, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich verwenden. Das ist die große Mehrheit im Mittelstand.

Innerhalb des Unternehmens geht es um alle Personen, die mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Nach Auffassung der EU-Kommission können das neben Angestellten auch Auftragnehmer, Dienstleister oder freie Mitarbeitende sein, die im Auftrag des Unternehmens mit dem System arbeiten. Größe und Branche spielen keine Rolle. Auch ein kleines Unternehmen, das einen KI-Assistenten im Vertrieb einsetzt, ist erfasst.

Was gilt als ausreichende KI-Schulung?

Eine feste Vorgabe gibt es nicht. Entscheidend ist, dass Inhalt und Tiefe zur Rolle und zum Risiko passen. Wer Texte mit KI entwirft, braucht andere Kenntnisse als jemand, der einen KI-Agenten mit Zugriff auf Kundendaten einrichtet. Die EU-Kommission nennt als Ausgangspunkt ein allgemeines Grundverständnis, die Klärung der eigenen Rolle als Anbieter oder Betreiber, eine Einschätzung der Risiken der eingesetzten Systeme und darauf aufbauende Maßnahmen.

Wichtig ist der Bezug zu den Werkzeugen, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen. Ein allgemeines Online-Modul ohne Bezug zu Ihren Systemen ist ein Anfang, aber selten ausreichend.

Welche Inhalte gehören in eine Grundschulung?

Eine Grundschulung für alle Nutzenden lässt sich in etwa zwei Stunden durchführen. Diese Module haben sich bewährt:

1. Wie KI arbeitet: Ein Sprachmodell berechnet wahrscheinliche Antworten. Es weiß nicht, ob etwas stimmt. Daraus folgen die typischen Fehler, etwa erfundene Quellen oder falsche Zahlen.
2. Was KI gut kann: Entwürfe, Zusammenfassungen, Strukturierung, Recherche als Ausgangspunkt, Übersetzung.
3. Wo KI an Grenzen stößt: Aktuelle Fakten ohne Quelle, Rechtsfragen, Berechnungen ohne Prüfung, Entscheidungen über Menschen.
4. Die Regeln im Unternehmen: Erlaubte Tools, verbotene Daten, Freigabepflichten aus der KI-Richtlinie.
5. Gute Anweisungen formulieren: Kontext geben, Ziel benennen, Format vorgeben, Rückfragen zulassen.
6. Ergebnisse prüfen: Fakten gegen Quellen abgleichen, Zahlen nachrechnen, Ton und Empfänger prüfen.
7. Risiken erkennen: Manipulierte Inhalte in Dokumenten oder Webseiten, die eine KI zu unerwünschten Aktionen verleiten sollen, und der Umgang mit Deepfakes.
8. Melden: Was tun, wenn Daten versehentlich in ein falsches Tool gelangt sind?

Planen Sie mindestens die Hälfte der Zeit für Übungen mit echten Aufgaben ein. Wer selbst erlebt, wie überzeugend eine falsche Antwort klingen kann, prüft danach gründlicher. Für Führungskräfte lohnt eine zusätzliche Einheit dazu, wie sich Aufgaben und Verantwortung im Team verschieben, wenn KI-Agenten Teile der Arbeit vorbereiten oder übernehmen.

Wie dokumentieren Sie KI-Schulungen richtig?

Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die EU-Kommission empfiehlt, Schulungen und weitere Maßnahmen intern zu dokumentieren. Im Streitfall müssen Sie zeigen können, was Sie getan haben. Diese Checkliste hilft:

• Übersicht der eingesetzten KI-Systeme mit Zweck und Risikoeinschätzung
• Zuordnung von Rollen zu Schulungsinhalten
• Schulungsunterlagen mit Datum und Version
• Teilnahmenachweis je Person mit Datum
• Kurze Wissensabfrage oder praktische Übung als Beleg des Lernerfolgs
• Bestätigung, dass die KI-Richtlinie bekannt ist
• Plan für Auffrischungen und für neue Mitarbeitende
• Nachweis über Schulungen bei Einführung neuer Systeme

Die Dokumentation muss nicht aufwendig sein. Eine gepflegte Tabelle und ein Ordner mit Unterlagen genügen in vielen Unternehmen.

Was droht bei Verstößen gegen Art. 4?

Art. 99 der KI-Verordnung enthält feste Bußgeldrahmen für bestimmte Verstöße, etwa gegen die verbotenen Praktiken. Für Art. 4 nennt die Verordnung selbst keinen eigenen Bußgeldrahmen. Die Sanktionen legen die Mitgliedstaaten fest. Nach Angaben der EU-Kommission überwachen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Einhaltung seit dem 2. August 2026. In Deutschland wurde die Bundesnetzagentur durch ein nationales Durchführungsgesetz als zentrale Aufsichtsbehörde bestimmt.

Das größere praktische Risiko liegt woanders. Verursacht eine unzureichend geschulte Person mit einem KI-System einen Schaden, etwa eine Datenpanne oder eine falsche Auskunft gegenüber einem Kunden, wird fehlende Schulung zum Argument gegen das Unternehmen. Das gilt bei der Aufsicht ebenso wie bei Haftungsfragen.

Wie sieht ein praktischer Schulungsplan aus?

Ein Schulungsplan für den Mittelstand lässt sich in vier Phasen gliedern:

Bewährt hat sich, Schulung und Einführung zu verbinden. Wer ein neues Werkzeug an echten Aufgaben aus dem eigenen Bereich kennenlernt, behält mehr als nach einem abstrakten Vortrag. Wie Schulung in eine gesamte KI-Einführung passt, zeigt der Ratgeber KI im Unternehmen einführen. Die Regeln, auf die sich die Schulung stützt, finden Sie im Muster für eine KI-Richtlinie.

Schulung und eigene Unternehmens-KI

Schulungen werden einfacher, wenn das System selbst Grenzen setzt. Eine Unternehmens-KI, die Berechtigungen beachtet, vor kritischen Aktionen eine Freigabe verlangt und alles protokolliert, nimmt den Mitarbeitenden einen Teil der Verantwortung ab. Sie ersetzt die Schulung nicht, macht sie aber konkreter: Geschult wird an dem Werkzeug, mit dem tatsächlich gearbeitet wird.

Wie ELEVUM Freigaben, Rollen und Protokolle umsetzt, beschreibt die Seite Sicherheit und Datenschutz.